Schnell und preiswert sind E-Mails, welche mit ihrer hohen Reichweite über das Web bis in fast jeden Winkel der Erde gesendet werden können. Das Einrichten einer E-Mail Adresse ist hierbei ganz mühelos. Vorneweg sollte man sich überlegen, ob eine kostenlose E-Mail-Adresse gesucht wird. Es existieren am Markt zahlreiche Anbieter, welche diesen Dienst kostenfrei zur Verfügung stellen. Der berühmteste Dienst wird von Yahoo betrieben, da ist die Registrierung und auch die Nutzung der E-Mail-Funktion frei von jeglichen Kosten möglich. Das Einrichten einer E-Mail Adresse geht rasch, die persönlichen Daten werden online in ein Formular eingetragen und können dort auch jederzeit geändert werden. Für die Anmeldung auf der Seite ist keine Altersgrenze festgesetzt, auch Minderjährige haben so den wichtigen Zugang zum Web und zu der E-Mail-Funktion.

Beim Einrichten einer E-Mail Adresse kann man auf verschiedene Protokolle zurückgreifen. POP3 Mail funktioniert vergleichbar mit einem Postamt, bei dem man seine Nachrichten abholen muss. Ein Webserver hält die eintreffenden Mails für den User bereit, während der POP3 Mail Klient gleich im Computer die Adresslisten, Verzeichnisse und E-Mail-Folder sichert. Der POP3 Mail Server wird hierbei als INBOX bezeichnet, dort kommen sämtliche neuen Mails an.

IMAP funktioniert so, dass die Mail-Folder und die eingehenden Mails beim Web Server gespeichert sind, der Mail-Klient enthält die Adresslisten und hat oft auch einen lokalen Speicher für die Mail-Folder. IMAP hat den Vorteil, dass der Anwender aus dem gesamten Web auf seine gespeicherten Folder beim Webserver zugreifen kann.

Die Relevanz der E-Mails sowie dem Einrichten einer E-Mail Adresse ist in den letzten Jahren rasch vorangeschritten und hat einen rasanten Eingriff in die Nachrichtenübertragung entwickelt. In der Ausbildung bieten diese Funktionen viele Vorzüge. Fernstudien und Konferenzen finden durch E-Mails die geeignete Unterstützung bei der schnellen Nachrichtenübermittlung. Sammelmails haben in Form einer Informationsquelle eine hohe Reichweite, sie können mit Erfolg im Business eingesetzt werden, um Kollegen zu informieren oder Kunden zu gewinnen. Die Bedeutung von E-Mails in der Werbebranche nimmt kontinuierlich zu, Newsletter bieten für Sonderangebote sowie News eine geeignete Werbewirksamkeit.

Das Einrichten einer E-Mail Adresse erfordert nur ein paar Klicks, schon kurz nach Absenden der Antragsformulare erhält man Zugang zum Mailfach mit seinem persönlichen Kennwort. Einschließlich Spam- sowie Virenschutz bieten die E-Mail-Funktionen ebenso die Nutzung mit Mobilgeräten an, diese Erreichbarkeit hat für viele Menschen nicht nur im Beruf eine hohe Relevanz. Der Speicherplatz für erhaltene wie auch versendete Mails macht das Archivieren von Nachrichten einfach, dieses wichtige Feature braucht man oftmals. Eine Adressliste für alle Kontakte macht das Versenden von E-Mails unkompliziert und übersichtlich. Die Administration von Freundeslisten oder Geschäftskontakten wird sehr vereinfacht und erzeugt keinerlei Papierfluten. Mit dem modernen Schriftverkehr beginnt auch der Nachwuchs schon mit dem Einrichten einer E-Mail Adresse. In der Grundschulzeit hat bereits die überwiegende Zahl der Schüler eine eigene E-Mail-Adresse. Es ist eine gute Trainingsmöglichkeit, sich den verantwortungsvollen Umgang mit dem Netz beizeiten anzueignen. Die ersten Schritte sind in diesem Zusammenhang das Verwenden und Einrichten einer E-Mail-Adresse und das Verwalten von Mails.